Как провести архивную обработку, составить и оформить опись дел строительных организаций для передачи их в архив

Составление номенклатуры дел необходимо проводить каждой строительной организации, где ведется документация. Ведь данный вид документа считается учетным, его используют как опись при подготавливания документации на передачу в архивные учреждения для последующего хранения дел, имеющих период хранения до десяти летнего промежутка времени. Кроме того, правильно составленная номенклатура дел считается фундаментом, при формировании дел постоянного периода хранения, то есть тех бумаг, которые следует хранить больше десяти лет.

В случаях необходимости изучить какое-либо структурное подразделение строительной организации, всегда можно прибегнуть к информации, хранящейся в учетном документе, в таких ситуациях номенклатура считается справочником. Данный документ включает в себя нумерацию подразделений, документов, что дает возможность использовать ее при проведении регистрации документов в ЕГРЮЛ или ЕГРФЛ, в БТИ, при получении кадастрового номера. К примеру, необходимо провести регистрацию плана застройки земельного участка, для этого берется номенклатура, по ней подготавливаются документы, определяются все индексы для конкретного вида бумаг – чертежей, планов застроек, проектов и прочих бумажных информационных носителей.

Как организовать работу по созданию номенклатуры дел в строительных организациях?

Конечно же, как и любая работа, касающаяся документов, создание номенклатуры ответственное и сложное занятие. Прежде чем начать составление нужно назначить человека, который будет заниматься данным вопросом, и который будет отвечать за проведение работы. Так же необходимо установить промежуток времени, за который ее необходимо составить, после этого издается указ руководящего лица, и не стоит забывать о приложении к приказу, где нужно отметить план проведения работ по созданию учетного документа.

Теперь необходимо определиться, в какой области будет создаваться данная бумага, и какой вид документа будет создаваться – примерная номенклатура дел, типовая, индивидуальная. Еще необходимо указать все подразделения строительной организации, где она предположительно будет действовать.

Как составить номенклатуру дел строительной организации?

При составлении учетного документа следует опираться на установленные нормативы, где прописан каждый этап по созданию.

• вся последовательность разделов обязана составляться исключительно по штатному расписанию
• необходимо сделать не только разделы, но и подразделы. К примеру, в учетном документе стоит под номером один бухгалтерский отдел, который имеет подразделы 1.2; 1.8; …. 1.10 и так далее по возрастанию.
• необходимо включить такие документы, которые отражают категорию строительной организации, направленность работы (отделка, застройка, планирование)
• правовые основы ведения работ, полномочия строительной организации
• составление заголовков
• указание периодов хранения

После того, как все разделы, заголовки готовы, можно приступать к формированию дел.