Выделение дел и документов к утилизации

Все строительные организации и их структурные подразделения, за время ведения своей деятельности накапливают огромные массы документов, которые следует надлежащим образом вести. А именно, необходимо в установленных законодательством правилах, своевременно, проводить сортирование документации, которая впоследствии идет в трех направлениях: одна часть остается в строительной организации для дальнейшей работы, другая часть направляется на хранение в архив, третья – вывозиться на уничтожение бумажных документов.

Однако, не все так просто, как это на первый взгляд кажется. Для правильного проведения процесса сортирования документации строительных организаций существует определенный перечень последствия действий.

Остановимся на процессе сортирования бумаг более подробно. Для того чтобы начать проводить данное мероприятие необходимо создание комиссии экспертов, которая проведет выделение дел и составит необходимую документацию для направления бумаг на хранение и на утилизацию.

Как создать ЭК внутри строительной организации и что входит в ее обязанности?

Чтобы создать ЭК внутри строительной организации необходимо, для начала, определиться с ее членами. В ЭК могут входить только специализированные сотрудники, в количестве не меньше трех человек. Создание ЭК закрепляется документом – «Приказом о создании комиссии экспертов».

В процессе своей работы она определяет период времени, отведенного для хранения каждой бумаги в строительной организации, что позволяет без ошибочно узнать. Куда именно его определить – в архив, в работу или на утилизацию. Если бумага направляется на ликвидацию вторсырья, то необходимо оформить акт о выявлении дел к уничтожению бухгалтерских документов – с отдела бухгалтерии строительной организации; акт о выявлении к утилизации дел отдела кадров; акт о выделении документации с проектного отдела и так далее, то есть необходимо для каждого отдела составить акт. Эта бумага считается сопроводительным документом при направлении документов на последующую ликвидацию.

Если неправильно составить акт, хоть он и не имеет унифицированной формы, то при первой же проверки каким-либо учреждением будет наложен штраф, причем в достаточно крупных размерах.

Как проходит процесс утилизации документации строительной организации?

После того, как ЭК выделала дела и оформила акты, вся макулатура вывозиться в специализированные компании для проведения ее последующего уничтожения. При приеме документов в акте делаются соответствующие отметки о принятых документах, их количестве, весу, уровню конфиденциальности. Затем оговаривается дата, которой будет проведена ликвидация бумаг с представителем строительной организации. При изъявлении желания клиента, можно присутствовать на процессе ликвидации.

В назначенный день макулатуру утилизируют одним или несколькими способами, все зависит от степени секретности информации, хранящейся на бумаге.